Conseguir que todos los empleados estén en la misma página es fundamental, ya que equilibramos el mantener nuestras puertas abiertas para los negocios y hacer cambios importantes en la administración en respuesta a los mercados lácteos actuales. Por encima de eso, también debemos priorizar la salud y la seguridad de nuestra gente.
Por eso las reuniones importan, ahora más que nunca. Un elemento básico de la comunicación efectiva de los empleados es la celebración de reuniones de empleados. Las reuniones de empleados son una excelente manera de garantizar una comunicación uniforme de sus expectativas, cambios y actualizaciones. Siempre recomendamos realizar reuniones periódicas de empleados. Sin embargo, es igualmente importante celebrar reuniones efectivas. Siguiendo los 5 consejos a continuación, podrán llevar a cabo una reunión de empleados positiva y efectiva.
- Organización
El aspecto más importante de una reunión de empleados es la organización. Asegúrese de dar a sus empleados suficiente aviso de la reunión, para que todos puedan asistir. Aún mejor: programe sus reuniones regularmente (por ejemplo: el segundo martes de cada mes), para que todos en la granja agenden ese plazo. Además, anime a sus empleados a pensar sobre cualquier problema o inquietud que deseen plantear con anticipación para que pueda controlar el contenido de la reunión. Cree una agenda para la reunión y cúmplala. Una agenda lo ayudará a mantener la reunión enfocada y encaminada, sin exceder el tiempo asignado. Esto también puede ayudarlo a preparar cualquier contenido o material de capacitación que necesite con anticipación, así como a preparar una lista de temas y cómo abordará cada uno.
2. Persona principal
Es muy importante tener una persona líder para la reunión. Encuentre a alguien que pueda tomar el control de la reunión y mantener a todos en la tarea. Idealmente, tendrá una persona que se sienta cómoda liderando y hablando frente a una sala de personas, además de ser capaz de intervenir para mantener el orden del día. Esta persona dirigirá cada tema y moderará la reunión.
3. Controlar la reunión
Una forma en que las reuniones de empleados pueden descarrilarse es si no hay control sobre la reunión. Su líder será responsable de cumplir con la agenda, controlar la conversación y mantener la reunión en marcha. Es importante mantenerse enfocado y positivo durante toda la reunión. Trate de evitar demasiadas repeticiones y siga avanzando en la agenda. Se recomienda que deje algo de tiempo al final para preguntas y para ponerse en contacto con sus empleados sobre cómo van las cosas en general.
4. Sin drama
Es importante para la persona líder mantener a todos enfocados y cortar las tangentes. Además, nunca permita los ataques personales o la distinción entre empleados. Hay momentos en que se deben discutir situaciones específicas, pero en general, nunca se debe disciplinar a un individuo frente al grupo. Si surgen problemas, o si se necesita abordar un problema específico de los empleados, ahorre tiempo después de la reunión para hacerlo individualmente. Si un empleado menciona un tema delicado, pídale que continúe la conversación en privado después de la reunión. El temor que muchos gerentes tienen es que las reuniones de empleados solo crean más drama. Si bien esto puede suceder, si tiene un líder fuerte que modere la reunión, puede evitar el drama y mantener la reunión controlada y enfocada.
5. Seguimiento
Un aspecto fácilmente olvidado de las reuniones de empleados es el seguimiento. Asegúrese de seguir los temas discutidos durante las reuniones para que los empleados vean las reuniones como productivas y valiosas. Ayudará a crear actitudes positivas hacia las reuniones de empleados cuando se aborden los problemas planteados.
Por último, si tiene una base de empleados multilingüe, tenga traductores disponibles para que cada empleado pueda comprender completamente lo que se está discutiendo y tener la oportunidad de ser escuchado.
Las reuniones de empleados son una pieza vital de cada organización. Unos simples pasos y un poco de planificación lo ayudarán a dirigir reuniones de empleados efectivas y sin dramas.
Artículo escrito por: Becky Rodríguez, Operation Manager en AgriStaff USA
Traducción: MVZ Brenda Yumibe, Alta Genetics México
